- Die Herausforderung: Rechtskonforme E-Mail-Archivierung in der Geschäftswelt
- Was ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
- Die Lösung: E-Mail-Archivierung als Managed Service
- Unser Angebot: Individuelle Beratung und Implementierung
- Ihr Weg zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
- Kontaktieren Sie uns: Der Weg zum papierlosen Büro
📨 Die Herausforderung: Rechtskonforme E-Mail-Archivierung in der Geschäftswelt
In Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung im geschäftlichen Verkehr. Doch wie steht es um die rechtskonforme Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails? Bei der Suche nach einer passenden Lösung, um Ihre E-Mail- und Speicherinfrastruktur zu entlasten und die Effizienz Ihrer internen Geschäftsprozesse zu steigern, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Lassen Sie uns gemeinsam den Grundstein für eine sichere und strukturierte E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen legen.
Was ist eine revisionssichere E-Mail-Archivierung?
Zum Beispiel müssen Rechnungen, Verträge und Geschäftsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen werden, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, um im Falle einer steuerlichen oder rechtlichen Prüfung vollständige Nachweise vorlegen zu können. Lehnen Sie sich zurück: Sobald Sie sich für uns als IT-Partner entscheiden, richten wir Ihre E-Mail-Archivierung ein. So entsprechen Sie stets den gesetzlichen Vorgaben, ohne sich um die technischen Details kümmern zu müssen.
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ist weit mehr als eine schlichte Datensicherung, die nachträglich manipuliert werden könnte. Der Gesetzgeber stellt klare Vorgaben, um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit jeder E-Mail zu gewährleisten. Durch eine solche Archivierung entsteht ein lückenloses, originalgetreues E-Mail-Archiv, das Manipulationen und Datenverlust vorbeugt. Bei Media8 nehmen wir Ihnen die technischen Details ab und sorgen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen, damit Sie stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
💡 Die Lösung: E-Mail-Archivierung als Managed Service
Wir bieten Ihnen eine professionelle E-Mail-Archivierung, die allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird. Die absolute Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten ist für uns von oberster Bedeutung, daher betreiben wir das E-Mail-Archiv ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren, im Einklang mit nationalen Datenschutzstandards.
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Wir unterstützen Sie dabei, Ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren und helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.
Ihr Weg zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
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Rechtssichere E-Mail-Archivierung: Praxisbeispiele und Vorteile für verschiedene Branchen
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Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für die E-Mail-Archivierung?
Die rechtlichen Vorgaben für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese verlangen, dass alle geschäftsrelevanten E-Mails über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und bei Bedarf reproduziert werden können. Sie müssen in einer Weise archiviert werden, die ihre Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Wie funktioniert eine revisionssichere Archivierung?
Eine revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass alle E-Mails in einem unveränderbaren Format gespeichert und nachvollziehbar verwaltet werden. Sobald eine E-Mail in das Archivsystem eingegangen ist, kann sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Zudem sind alle Aktionen, die im Archivsystem vorgenommen werden, protokolliert und nachvollziehbar.
Welche Folgen hat es, wenn E-Mails nicht archiviert werden?
Die Nichtarchivierung von E-Mails kann ernste rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Im Falle einer Steuerprüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung kann die Nichterfüllung der Buchführungspflicht zu Strafen, Einschränkung der Vorsteuerabzugsfähigkeit und im schlimmsten Fall zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers führen, falls Sorgfaltspflichten verletzt wurden.
Welche Systemvoraussetzungen sind für das Cloud-Archiv erforderlich?
Die MailStore E-Mail-Archivierung ist flexibel und für nahezu jede Infrastruktur einsetzbar. E-Mails werden direkt vom Mailserver archiviert, unabhängig davon, ob Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Thunderbird oder andere Clients im Einsatz sind. Damit ist das Archiv unabhängig einsetzbar und eine Archivierung unter macOS ist ebenso problemlos möglich.
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